Laatst bijgewerkt: 15 maart 2025

1. Inleiding

Welkom bij Mental Well-Being. Wij hechten veel waarde aan jouw privacy en verwerken jouw persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dit doen en hoe we hiermee omgaan.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

Mental Well-Being

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens:

- Naam en contactgegevens (zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer)

- Factuurgegevens (zoals adres en betaalinformatie, indien je een dienst afneemt)

- Informatie die je zelf verstrekt (bijvoorbeeld via het contactformulier of tijdens een coachingstraject)

- Websitegebruik en cookies (zoals IP-adres, browsergegevens en interactie met onze website)

4. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw gegevens alleen voor de volgende doeleinden:

- Het aanbieden en verbeteren van onze diensten

- Het afhandelen van contactaanvragen

- Het verstrekken van informatie over onze diensten

- Het uitvoeren van een coachingstraject

- Administratieve en wettelijke verplichtingen

- Het analyseren van websitebezoek om onze website te optimaliseren

5. Op basis van welke grondslagen verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende juridische grondslagen:

- Toestemming: Wanneer je vrijwillig gegevens verstrekt (bijvoorbeeld via het contactformulier).

- Uitvoering van een overeenkomst: Indien je een coachingstraject aangaat.

- Wettelijke verplichting: Voor administratie en belastingdoeleinden.

- Gerechtvaardigd belang: Bijvoorbeeld voor marketingdoeleinden of websiteverbetering.

6. Met wie delen wij jouw gegevens?

Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Mogelijke derden waarmee we samenwerken zijn:

- Hosting- en websiteproviders (voor de werking van de website)

- Betaaldienstverleners (voor facturatie en betalingen)

- Overheidsinstanties (indien wettelijk verplicht)

Wij sluiten verwerkersovereenkomsten met partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken om jouw privacy te waarborgen.

6.1 Gebruik van Zoom voor online coaching

Voor onze online coachinggesprekken maken wij gebruik van Zoom, een externe videoconferentiedienst. Dit betekent dat jouw persoonsgegevens, zoals je naam, e-mailadres en mogelijk audio- en videogegevens, verwerkt kunnen worden door Zoom.

- Waarom gebruiken wij Zoom?

Wij gebruiken Zoom om coachinggesprekken op afstand mogelijk te maken en onze dienstverlening toegankelijk te houden.

- Welke gegevens verwerkt Zoom?

Wanneer je een afspraak hebt via Zoom, worden mogelijk de volgende gegevens verwerkt:

- Naam en e-mailadres (bij registratie of deelname aan een meeting)

- IP-adres en apparaatgegevens (voor technische werking)

- Beeld en geluid (indien je jouw camera en microfoon gebruikt tijdens een sessie)

- Hoe beschermt Zoom jouw gegevens?

- Wij maken gebruik van een beveiligde verbinding (versleuteling) tijdens onze calls.

- Er worden geen sessies opgenomen zonder expliciete toestemming.

- Zoom heeft een eigen privacybeleid, dat je hier kunt lezen: Zoom Privacyverklaring.

Mocht je bezwaar hebben tegen het gebruik van Zoom, neem dan contact met ons op voor alternatieve manieren van communicatie.

7. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Bijvoorbeeld:

- Contactverzoeken: maximaal 1 jaar na afhandeling

- Klantgegevens: 7 jaar (belastingwetgeving)

- Websitegebruik (cookies): zie cookiebeleid

8. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Voorbeelden hiervan zijn:

- Beveiligde verbindingen (SSL-certificaat)

- Toegangsbeperkingen tot persoonsgegevens

- Regelmatige updates en monitoring van onze systemen

- Beveiligde VPN-Verbinding (Mullvad)

9. Wat zijn jouw rechten?

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

- Recht op inzage: Je mag vragen welke gegevens wij van je verwerken.

- Recht op rectificatie: Je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.

- Recht op verwijdering: Je kunt in bepaalde gevallen vragen om verwijdering van jouw gegevens.

- Recht op beperking: Je kunt ons vragen minder gegevens te verwerken.

- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Je kunt jouw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen.

- Recht op bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, zoals marketing.

Je kunt jouw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via [e-mailadres]. Wij reageren binnen 30 dagen op jouw verzoek.

10. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies om de gebruikservaring te verbeteren. Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken en hoe je deze kunt beheren, verwijzen we naar ons cookiebeleid.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website. We raden je aan deze verklaring regelmatig te controleren.